OPS - Optimized Print Sevices

OPS (Optimized Print Services) - комплкксное решения для оптимизации инфраструктуры печати, которое включает консалтинг, установку печатного оборудования и программных решений для автоматизации документооборота, а также удалённый проактивный мониторинг технического состояния печатных устройств и своевременную поставку расходных материалов

Konica Minolta предлагает комплексное решение OPS* (Optimized Print Services) для оптимизации инфраструктуры печати, которое включает консалтинг, установку печатного оборудования и программных решений для автоматизации документооборота, а также удалённый проактивный мониторинг технического состояния печатных устройств и своевременную поставку расходных материалов. Концепция OPS предлагает возможность аренды оборудования, уход от покупки к сервису и перевод капитальных расходов в операционные. Особое внимание в рамках OPS проектов уделяется повышению уровня безопасности печати и защиты конфиденциальной документации.

Реализация OPS проекта состоит из следующих стадий

Консалтинг

Проект начинается с проведения детального аудита существующего парка печатных устройств компании. Сотрудники Konica Minolta собирают и анализируют информацию об установленной технике: типы, модели, возраст, показания счетчиков. Мы учитываем расстановку техники в зависимости от структуры офиса и расположения помещений. Собираем статистику по объему и типам печати (цветная, монохромная печать, степень заливки отпечатка), а также учитываем особенности документооборота компании.

По результатам аудита мы формируем оптимальную расстановку оборудования с учетом нагрузки и видов печати, замечаний и пожеланий пользователей и бизнеса; консолидируем объемы печати на производительной технике с сохранением персональных устройств там, где это необходимо. А также составляем график замены техники, выработавшей свой ресурс.

Внедрение

На данном этапе происходит плавный переход на новую инфраструктуру печати в соответствии с согласованным планом оптимизации и графиком работ:

• Поставка и установка печатного оборудования в соответствии с разработанным планом оптимизации
• Внедрение правил печати, которое позволяет установить права пользователям, например, на доступ к копированию и цветной печати
• Внедрение функционала «follow me» – безопасная и отложенная печать с авторизацией пользователей на устройствах.
• Установка решений для облачной, мобильной печати и автоматизации документооборота

Мы проводим обучение и консультирование сотрудников заказчика по работе в новыми печатными устройствами и программными решениями, а также предоставляем детальные руководства и обучающие программы для пользователей и администраторов.

Управление

На этапе Управления Konica Minolta осуществляет постоянный мониторинг и контроль технического состояния печатного оборудования и программных решений, а также отслеживание уровня запаса расходных материалов. Мониторинг осуществляется благодаря установке GPRS модема без внедрения в сеть заказчика.

Наша система удаленного мониторинга позволяет разрешать технические инциденты до момента их возникновения, а также помогает нам систематически выявлять возможности для дальнейшей оптимизации инфраструктуры печати заказчика и адаптировать документооборот в соответствии с изменениями в бизнес-процессах компании.

Безопасность

Внедрение проекта по оптимизации и аутсорсингу печати в обязательном порядке включает установку программных решений для повышения уровня защиты информации:

• Функционал «follow me» – отложенная безопасная печать на любом печатном устройстве в любом офисе компании. Сотрудники отправляют задания на печать и распечатывают их на любом устройстве в сети компании после обязательной авторизации на печатном устройстве. Распечатанные документы больше не остаются невостребованными в лотках печатных устройств.
• Аутентификация пользователей на печатных устройствах: по пин-коду, логину и паролю, бесконтактным магнитным картам, с помощью биометрической аутентификации.
• Мониторинг всех заданий печати, копирования и сканирования по пользователям, печатным устройствам, департаментам, офисам, центрам затрат. Возможность сохранения копий документов и журналов операций.
• Установка правил для пользователей и групп пользователей. Например, запрет на копирование и / или запрет на сканирование в электронную почту.

Таким образом Вы получаете возможность  

В результате внедрения проекта по оптимизации печати Вы получаете:

• Сокращение затрат на печать, документооборот и поддержку инфраструктуры печати в среднем на 25-30%;
• Высокий уровень защиты конфиденциальной информации, благодаря установке специализированных программных решений;
• Сокращение парка печатных устройств в среднем на 25-40%;
• Уменьшение нагрузки на собственный департамент технической поддержки.
• Возможность аренды оборудования и, как следствие, отсутствие капитальных затрат

*OPS – Решение Konica Minolta для оптимизации инфраструктуры печати. Альтернативное название – Managed Print Services (MPS).