1. О клиенте

Группа компаний «Автомир» является крупнейшим автодилером в России и осуществляет свою деятельность уже более 20 лет. Салоны находятся в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Воронеже и других городах РФ. Помимо этого имеются представительства в Республике Казахстан.

Благодаря широкой сети офисов по стране и оперативному реагированию на потребности клиентов Холдинг занял лидирующие позиции в отрасли.

Компания «Автомир» предлагает своим клиентам широкий спектр услуг:

• Продажа новых и б/у автомобилей;
• Возможность оформления кредита для покупки авто;
• Техническое обслуживание;
• Страхование;
• Поставка запчастей и комплектующих;
• Вызов эвакуатора;
• Покупка и обслуживание автомобиля по специальным программам.

2. О подрядчике

Компания «Галфинд» специализируется на предоставлении услуг в области IT-консалтинга; управленческого консалтинга; доработки, адаптации, внедрения автоматизированных систем управления производственной деятельностью и финансами, бухгалтерского, налогового, кадрового учета, расчёта заработной платы, учёта по стандартам МСФО, учета аренды, а также сопровождения и технической поддержки эксплуатируемых решений на промышленных предприятиях.

ООО «Галфинд» является официальным партнером ЗАО «1С» по решениям на платформе 8, в мае 2014 года получен статус 1С:Центр ERP. Система менеджмента качества компании соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008 (подтверждено сертификационным органом Bureau Veritas Certification).

За время существования фирмы «Галфинд», ее клиентами стал целый ряд крупных промышленных предприятий, среди них ОАО ОМЗ, ГК «Роснанотех», ГК «Автомир», ОАО «Объединенная Авиастроительная Корпорация», ОАО «ЭСК РусГидро», ОАО «Уралхиммаш», ОАО «Мосэнергосбыт», ОАО «Территориальная генерирующая компания №3» («Мосэнерго»), ОАО «ГидроОГК», ОАО «Четвертая генерирующая компания оптового рынка электроэнергии», ОАО «Территориальная генерирующая компания №1», ОАО «Колэнерго», ОАО «Кольская энергосбытовая компания», ОАО «Ставропольская ГРЭС», ФГБУ «Российское энергетическое агентство» Минэнерго России и др.

3. Почему возникла потребность в автоматизации

Ввиду специфики деятельности компания «Автомир» имеет территориально удаленные торговые и сервисные площадки, через которые ежедневно проходит поток денежных средств, как в части поступления от продаж, так и выплат денег за автомобили и содержание подразделения. Помимо этого компания имеет филиалы в другой стране (Казахстан), из-за чего появляется необходимость мультивалютного учета в рамках Холдинга.

Сложность финансового управления в ситуации усугубляется тем обстоятельством, что денежный поток каждого обособленного филиала несбалансирован с точки зрения финансовых разрывов. На практике это приводит к тому, что в каждом банковском дне на одном филиале может быть поступление большого объема выручки, в то время как на другом филиале в том же дне может быть потребность погасить, к примеру, большой кредит. Возможность перечислить денежные средства из филиала в филиал есть, но как получить комплексную картину по всем филиалам и принять решение о нужных суммах и направлении перечислений?

4. Решение задачи финансирования на оперативном уровне управления

С целью автоматизации казначейского исполнения и оперативного планирования было принято решение о внедрении программного продукта на платформе «1С:Предприятие 8».

Внедрение программного продукта на выбранной платформе в ГК «Автомир» позволяла организовать единое информационное пространство для более чем 800 пользователей на основе общих методико-функциональных, организационных, программно-технических решений. Стало возможным обеспечение и создание централизованной модели казначейского исполнения, оперативного финансового планирования, банковского обслуживания и отчетности.

Для реализации поставленных целей было принято решение привлечь подрядчика, обладающего значительным опытом в автоматизации указанных участков на платформе «1С:Предприятие» на предприятиях холдинговой структуры. Свой выбор руководство компании остановило на ООО «Галфинд», специалисты которой совместно с сотрудниками ГК «Автомир» организовали эффективную сплоченную проектную команду.

На этапе написания технического задания автоматизации казначейского исполнения проектная команда ООО «Галфинд» и ГК «Автомир» ввела понятия, позволяющие структурировать казначейскую деятельность в рамках Холдинга:

Заявка на платеж – это осознанная инициатором платежа потребность в перечислении денежных средств контрагенту, которая введена в систему в виде специального документа «Заявка». В заявке фиксируются все необходимые данные по выплате, в т.ч. получатель платежа, назначение платежа, желаемый и критический срок платежа.

Контур планирования – выделенная общность юридических лиц и денежных потоков, находящихся в ведении одного управляющего центра. Всего контуров планирования в настоящий момент выделено два - Россия и Казахстан.

Каждый контур имеет свою валюту учета (Рубль – для России, Тенге – для Казахстана) с возможностью пересчета в единую валюту для анализа денежных средств. Система позволяет производить пересчет по различным курсам, задавая дату нужного курса.

Разделение потоков в рамках одного контура позволило разделить ответственность на разные центры принятия решения, т.к. общий «центр управления» всеми финансами нереализуем в силу сложности взаимосвязей. Это первый шаг по повышению управляемость и прозрачности денежных потоков, улучшение контроля за движением денежных средств. В рамках одного контура введен принцип самодостаточности финансирования, причем возможные кассовые разрывы, возникающие по объективным причинам, нивелируются кредитными продуктами банков.

Регион – разделение потоков ввиду территориального расположения. В Холдинге было выделено – определенное количество регионов (Москва, Воронеж и т.п.). Обороты внутри Региона согласовываются на уровне заявок на расходование денежных средств (оперативное казначейство). Благодаря настроенной привязке банковских счетов к региону специалист казначейства может планировать обеспечение заявки денежными средствами, находящимися на любом расчетном счете в рамках одного юридического лица.

Таким образом, при недостаточном остатке на расчетном счете, указанном в заявке, специалист казначейства может оперативно «закрыть» нехватку денежными средствами, находящимися, например, на расчетном счете, открытом в другом банке. Так как оперативность в выполнении денежных операций является одной из основных потребностей в обеспечении успешности бизнеса Холдинга, данный механизм позволяет значительно сократить временные издержки на выполнение заявок на расход.

ГК Автомир имеет три уровня планирования:

• Годовое планирование. Автоматизация годового планирования не была включена в рамки данного проекта, однако данные этого плана хранятся в другой системе в качестве эталона для сравнения достижения целей. Долгосрочный план актуализируется несколько раз в год и не является окончательным лимитом для контроля финансирования.
• Оперативное (месячное) финансовое планирование. Оперативный план (по-другому платежный календарь) составляется исходя из логистических планов, подготавливаемых кураторами (Центрами Финансовой Ответственности), содержащими данные о прогнозе продаж, а также данных по плановым выплатам в разрезе статей. На данном уровне планирования также фиксируются уточненные инвестиционные выплаты по проектам. План составляется по каждому контуру планирования независимо, но не детализируется по регионам, т.к. логистика перемещений средств между регионами сложна и не может быть достаточно точно спрогнозирована.
• Текущее планирование – планирование в рамках одного рабочего дня. Ежедневный план (лимит) формируется на основании оперативного плана и является, по сути, детализацией оперативного плана на определенную дату.

Основная масса оперативных решений, принимаемых «сейчас», в течение десятков минут, принимается на этом уровне. На этом уровне максимальна и «цена» ошибки – неверное планирование может повлечь срыв оплаты автомобилей поставщикам и задержку отгрузки, а это прямые убытки бизнеса.

В созданной системе казначейского исполнения на платформе 1"С:Предприятие 8" для сотрудника казначейства был создан специальный «Пульт управления», в котором видна вся картина по счетам Холдинга. В том числе, видны счета:

• На которые пришла выручка
• На которых были остатки на начало дня
• С которых есть потребность осуществления платежей

Ввиду большого количества счетов в разных банках и регионах (более 100) был разработан автоматический помощник балансировки денежного потока, предлагающий исходя из описанной выше картины по счетам автоматически создавать платежи на пополнение дефицитных счетов за счет профицитных.

Изредка возникает ситуация дефицита денежных средств в рамках контура планирования, когда не остается счетов «доноров» с положительными остатками от пришедшей выручки, а платить надо!

В этом случае разработано два эшелона принятия решений:

• Кредитование – возможность оперативного привлечения из кредитной линии с учетом заданных ограничений. Исходя из специфики кредитования (например, кредит не привлекается для покрытия ранее полученного кредита) в системе учтены специальные ограничения, позволяющие определять соответствие статей кредитным линиям (целевое использование). Благодаря такому дополнительному контролю до открытия кредитной линии производится оценка соответствия заявок возможным кредитным линиям, и подбирается наиболее оптимальный вариант.
• Перенос срока или аннулирование заявки – в случае невозможности получения кредита для заявки специалист казначейства согласовывает с куратором (ЦФО) возможность переноса заявки на другой день, либо аннулирования заявки.

Для быстрого выполнения указанных операций ООО «Галфинд» создал рабочее место для удобного выбора кредитного продукта, с учетом возможного целевого использования. Второй функцией рабочего мечта является возможность аналитического отбора планируемых платежей по заданным критериям с последующим переносом их на другой день или аннулированием. При массовом аннулировании инициатору рассылается сообщение по электронной почте с указанием причины аннулирования.

В ходе проекта были автоматизированы участки казначейского исполнения, оперативного финансового планирования, банковского обслуживания.

В результате внедрения в общее информационное пространство включились около 900 рабочих мест, что позволило значительно сократить трудозатраты компании, сделать учет прозрачным и исключить ряд ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.

После внедрения руководством компании ГК «Автомир» было принято решение о дальнейшем развитии программного продукта силами ООО «Галфинд» с целью совершенствования уровня автоматизации планирования и казначейской работы.