CompanyMedia. Заседания

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания», созданное компанией «ИнтерТраст», предназначено для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний коллегиальных органов, включая заседания наблюдательных советов.

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания», созданное компанией «ИнтерТраст», предназначено для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний коллегиальных органов, включая заседания наблюдательных советов. Решение ориентировано на широкий круг пользователей, в их числе: высшее руководство организации, независимые директора, руководители подразделений и филиалов, корпоративные секретари и помощники руководителей, а также сотрудники, принимающие участие в подготовке материалов заседаний. Одна из ключевых особенностей решения – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств.

Сквозная автоматизация на всех этапах

• Формирование проекта повестки дня
• Подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним)
• Утверждение повестки заседания
• Рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания
• Проведение заседания в очной или заочной форме
• Подготовка и согласование протокола заседания
• Подписание и регистрация протокола
• Рассылка протокола участникам заседания
• Выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания.

Интерфейсы системы

• Наличие web-интерфейса с расширенным функционалом
• Мобильное приложение для планшетных устройств, ориентированное на потребности руководителей высшего звена
• Полная синхронизация данных сервера CompanyMedia c браузерным и мобильным клиентами решения
• Возможность рассмотрения вопросов, согласования материалов и голосования с применением web-интерфейса или мобильного приложения
• Просмотр статистики исполнительской дисциплины по выданным поручениям в мобильном клиенте или web-интерфейсе.

Три режима работы

• Централизованный режим.Всю работу по информационному наполнению заседаний выполняет корпоративный секретарь в однопользовательском режиме: формирует повестку заседания, создает вопросы к ней, вносит в систему дополнительные информационные материалы по вопросу, а также проекты решений и приложения к ним, полученные от докладчиков по электронной почте. После проведения заседания секретарь готовит протокол и рассылает его членам коллегиального органа.
• Многопользовательский режим.Секретарь формирует повестку заседания, создает вопросы к ней и уведомляет ответственных за подготовку о назначении их ответственными за подготовку вопроса. В этом случае проекты решений и другие материалы по вопросам заседания готовят в системе непосредственно докладчики или назначенные ими ответственные сотрудники, секретарь выполняет контрольную функцию.
• Инициативный режим.Вопросы формулируют и предлагают для включения в повестку непосредственные члены коллегиального органа — в зависимости от возникшей потребности. Секретарь может включить вопрос в повестку или отказать во включении с указанием причины. Этот режим может использоваться для подготовки заседаний, для которых не утверждается план вопросов на период, либо если возник внеплановый вопрос, который требует более срочного принятия решения, чем в следующий плановый период. Инициативный режим работы может комбинироваться с централизованным и многопользовательским.

При любом режиме работы может осуществляться синхронизация данных решения с мобильным приложением. В частности, после утверждения повестки она поступает на мобильные рабочие места постоянных членов коллегиального органа вместе с проектами решений по вопросам. После регистрации протокола, этот документ также пересылается на мобильные рабочие места участников заседания.

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕШЕНИЯ

Бизнес-решение «CompanyMedia. Заседания» обеспечивает ряд преимуществ: 

• Дистанционное участие в работе заседаниях
• Оперативность получения информации о планируемых заседаниях (в том числе на мобильные устройства)
• Ускорение поиска документов, относящихся к заседанию
• Сокращение длительности подготовки и согласования повестки, материалов заседания и протокола
• Возможность подготовки материалов и вопросов заседания специалистами головной организации, сотрудниками филиалов, дочерних организаций
• Упорядочивание регистрации протоколов совещаний в организации
• Оптимизация процесса выдачи и контроля исполнения поручений
• Контроль исполнения решений заседания по срокам и исполнителям
• Отчетность по планируемым и проведенным совещаниям
• Возможность применения электронной подписи.

.