InterTrust

CompanyMedia в ЯНАО: единая информационная среда для органов власти

Проект по внедрению системы электронного документооборота CompanyMedia, созданной специалистами компании «ИнтерТраст», во всех органах власти ЯНАО стартовал в 2006 году. В результате реализации различных этапов проекта внедрение СЭД CompanyMedia позволило создать общее информационное пространство, объединившее исполнительные органы государственной власти и органы местного самоуправления в автономном округе на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы, что позитивным образом отразилось на качестве работы общественных служб, обеспечило оптимальные условия для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе использования единых информационных ресурсов.

На сегодняшний день в едином цифровом пространстве работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные, муниципальные и лечебно-профилактические учреждения, Законодательное Собрание, Счетная палата и Избирательная комиссия ЯНАО. С использованием системы осуществляются все действия с корреспонденцией, правовыми актами, договорами, соглашениями и обращениями граждан. Система интегрирована со следующими внешними ресурсами: официальные сайты Губернатора и аппарата Ямало-Ненецкого автономного округа; региональный портал государственных и муниципальных услуг и функций. В настоящий момент в системе работают около 2000 пользователей. По итогам 2013 года в системе обрабатывалось свыше 1,3 млн. документов.

В 2014 году Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа и компания «ИнтерТраст» объявили о начале следующего этапа проекта, в рамках которого к системе электронного документооборота CompanyMedia подключатся администрации поселковых муниципальных образований ЯНАО.

"Включение поселковых муниципальных образований в единый контур электронного документооборота — это очередной шаг в преодолении «цифрового» неравенства. Многие поселки находятся в нескольких сотнях километров от ближайших городов, каналы электронной связи с ними зачастую отсутствуют, и в результате на то, чтобы информация из поселкового муниципалитета дошла до уровня района, требуется несколько дней. Подключив эти населенные пункты к региональной системе электронного документооборота, мы обеспечим оперативную обработку обращений граждан и надлежащее качественно оказываемых государственных услуг на всей территории Ямало-Ненецкого автономного округа", — комментирует Юрий Кулаков, начальник управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа.

Одним из ключевых требований к платформе со стороны администрации ЯНАО являлась поддержка территориально распределенного документооборота в условиях слабых каналов связи. В ЯНАО до сих пор зачастую используются модемы, и в этих условиях на скоростях, достигающих порой считанные килобиты, система стабильно и надежно работает.

"В Ямало-Ненецком автономном округе CompanyMedia внедрена с максимальным функциональным охватом: используются больше десяти модулей системы, от классического делопроизводства до управления работой заседаний. К инновационным решениям, применяемым в ЯНАО можно отнести мобильные рабочие места CompanyMedia для планшетных устройств iPad и Android, — комментирует Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст». —  Мобильное приложение, разработанное специалистами «ИнтерТраст», активно используется Губернатором ЯНАО, большинством членов Правительства автономного округа, некоторыми из глав муниципальных образований и руководителей исполнительных органов. Мобильные рабочие места CompanyMedia – это инструменты для удаленной работы с документами, ориентированные на руководителей всех уровней и на предметных специалистов". 

Заказчик: Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

Группа компаний «Астерра» автоматизировала договорную работу с помощью CompanyMedia

Компания «ИнтерТраст» завершила проект по автоматизации договорной деятельности в инвестиционно-девелоперской группе компаний «Астерра». Внедренное решение позволило существенно сократить сроки согласования контрактной документации и обеспечило прозрачность бизнес-процессов, связанных с договорной деятельностью.

Группа компаний «Астерра» — один из лидирующих и динамично развивающихся инвестиционно-девелоперских холдингов полного цикла. Компания «Астерра» успешно работает на рынке загородной и коммерческой недвижимости с 2002 года и жилой многоквартирной недвижимости с 2013 года.

Сотрудничество группы «Астерра» с компанией «ИнтерТраст» началось в 2010 году, когда стартовал проект внедрения системы OfficeMedia для управления договорами и автоматизации классического делопроизводства. Основной задачей была автоматизация договорной работы, которая является основой ведения бизнеса в строительной отрасли. Договоры заключаются с клиентами группы — в этом случае речь идет о договорах купли-продажи, а также с подрядчиками и поставщиками, участвующими в проектной деятельности группы «Астерра».

В ходе проекта удалось перевести обработку договоров в электронный вид и минимизировать объем документов на бумажных носителях. Был создан электронный архив, содержащий историю отношений с контрагентами и обеспечивающий быстрый поиск необходимых документов. Это особенно важно с учетом длинного производственного цикла, характерного для компаний-девелоперов. Проект внедрения OfficeMedia рассматривался заказчиком как пилотный, и в случае успеха планировалось перейти к использованию СЭД CompanyMedia — системы, предоставляющей расширенные функциональные возможности. Миграция на новую систему с внедрением модуля «Договоры» была успешно проведена в 2014 году.

Процесс согласования договоров в CompanyMedia автоматизирован с помощью преднастроенных шаблонов: при заполнении определенных полей в реквизитной части документа система предлагает пользователю необходимый шаблон листа согласования. Тем самым исключается влияние человеческого фактора: невозможно запустить согласование по ошибочному маршруту либо не включить в число согласующих необходимого специалиста. Кроме того, готовые шаблоны существенно экономят рабочее время пользователей — нет необходимости заполнять лист согласования вручную.

Сергей Четвероус, ИТ-менеджер ГК «Астерра», руководитель проектов по внедрению OfficeMedia и CompanyMedia: «OfficeMedia зарекомендовала себя как производительная и отказоустойчивая система, однако со временем мы ее переросли. Нам потребовалось решение, которое позволяло бы учитывать интересы всех групп пользователей, а не только делопроизводителей, и было бы простым в использовании и администрировании. В CompanyMedia нас особенно заинтересовал «легкий» и понятный пользователям web-интерфейс, который сейчас применяется большинством специалистов, участвующих в договорной работе. Дополнительным плюсом стало то, что все наши требования и пожелания можно было реализовать в рамках типовой версии CompanyMedia при помощи настроек, не меняя программный код. Что касается доступной функциональности, то в CompanyMedia нас привлекли развитые механизмы согласования, ведь именно они чаще всего задействуются в работе с договорами».

Михаил Колодин, начальник отдела продаж компании «ИнтерТраст»: «Пользователи, работающие с системой, отмечают, что с внедрением СЭД удалось обеспечить существенное сокращение сроков согласования по договорам, а также полностью исключить риск потери каких-либо документов. В системе ежедневно работают около 100 специалистов — это практически весь штат центрального офиса группы, включая высшее руководство, юридический и финансовый отделы, административный департамент, а также руководителей проектов и специалистов по строительству. Такой широкий охват пользователей объясняется отраслевой спецификой: в согласовании договоров и создании пакетов дополнительной документации задействованы все перечисленные категории специалистов».

В рамках развития проекта планируется интеграция CompanyMedia с комплексным решением 1С от компании «Первый БИТ» в части обмена финансовыми данными — это исключит необходимость повторного ввода информации в учетную систему и в СЭД. В перспективе возможно внедрение инструментов адаптивного кейс-менеджмента для автоматизации основной деятельности — проектной. В строительном бизнесе нередко возникает необходимость формировании пакетов документов. В такие пакеты может входить не только договоры и дополнительные соглашения, но также сметы, акты, сертификаты, различная разрешительная документация и многое другое. Кейсы представляют собой оптимальную среду для решения подобных задач.

Заказчик: Группа компаний "Астерра"

Аэропорт Владивостока: СЭД позволяет управлять не только документами, но и проектами

Cистема электронного документооборота CompanyMedia помогает оптимизировать бизнес-процессы международного аэропрорта «Владивосток». Внутренние коммуникации, договорная деятельность, контроль исполнения поручений и совместная работа различных служб аэропорта над ИТ-проектами — основные сферы, где СЭД позволяет добиться ощутимого роста эффективности.

На момент старта проекта по внедрению СЭД CompanyMedia руководство аэропорта и сотрудники ИТ-службы уже имели опыт использования различных СЭД на предыдущих местах работы, и  поэтому вопрос – внедрять или не внедрять электронный документооборот – не стоял в принципе. Было понимание плюсов СЭД  и была очевидная потребность в такой системе – никакой дополнительной мотивации для управленцев и для ИТ-специалистов не требовалось. Проект изначально получил поддержку менеджмента аэропорта, в него были вовлечены руководители высшего уровня. Наличие административной поддержки существенно ускорило работу.

ИТ-служба была также заинтересована во внедрении СЭД планировалось использовать для работы с заявками пользователей. Любой ИТ-специалист предпочитает работать, руководствуясь документами, зафиксированными в информационной системе, а не устными поручениям или просьбами.

Проведя анализ рынка СЭД, руководство аэропорта пришло к выводу, что в наибольшей степени нашим требованиям соответствовала система CompanyMedia, разработанная компанией «ИнтерТраст». Положительным моментом стало и то, что ко времени начала проекта решение успешно эксплуатировалось несколькими крупными авиакомпаниями и аэропортами. Наличие у поставщика СЭД соответствующего отраслевого опыта – весомый плюс. При выборе системы значительную роль сыграло и то, что руководство компании ранее имело опыт работы с CompanyMedia. Таким образом снималась проблема обучения ключевых пользователей, которые уже были знакомы с системой, знали принципы ее работы.

При выборе СЭД учитывались такие критерии, как наличие необходимого функционала, стоимость владения, возможность быстрого развертывания, наличие у вендора курсов для обучения навыкам работы с системой. Для ИТ-службы было важно наличие квалифицированной службы поддержки на стороне разработчика и возможность самостоятельного внедрения системы.

Ход проекта

Подготовительный этап проекта начался с программы обучения в московском офисе «ИнтерТраст». Ключевые специалисты заказчика прошли специализированные курсы: директор департамента документационного обеспечения — курс для делопроизводителей, а руководитель ИТ-службы аэропорта — двухнедельный специализированный курс, ориентированный на администраторов CompanyMedia. Вернувшись во Владивосток, они приступили к развертыванию системы, по необходимости обращаясь за консультациями в центр технического сопровождения «ИнтерТраст».

Функциональные требования к системе, регламенты обработки документов, детали организационной структуры, маршруты и списки согласования – все это прорабатывалось департаментом документационного обеспечения и контроля. Служба ИТ со своей стороны отвечала за техническую реализацию методологии и поддержку системы.

Большую часть настроек системы заказчику удалось реализовать своими силами, а при возникновении сложностей специалисты «ИнтерТраст» подключались к проекту, используя механизмы удаленной работы. В результате внедрение системы удалось провести за один  месяц. CompanyMedia используется заказчиком в типовой конфигурации — необходимости в доработках практически не возникало, они носили точечный характер.

Результаты проекта

Основные пользователи системы — это менеджмент высшего и среднего звена. В системе работает 91 пользователь, среди них руководители всех бизнес-подразделений аэропорта и их заместители. Практически все управленческие документы обрабатываются в СЭД, включая входящие и исходящие, приказы, поручения, резолюции, договоры, протоколы совещаний и т.д.

Наиболее востребованным  является модуль, обеспечивающий ведение общего документооборота, а также модуль «Организационно-распорядительные документы». Последний применяется чаще, чем модуль «Поручения», поскольку ключевые инициативы руководства обычно оформляются в форме приказов.

Модуль «Договоры» — это один из самых нагруженных компонентов системы, поскольку в аэропроте развита договорная работа. В базе активных договоров содержится более 10 тысяч документов. Договорная работа – это всегда огромный объем согласований, вести которые в СЭД на порядок быстрее и удобнее, чем если бы для этого использовались стандартные пакеты офисных программ, не говоря уже о работе с бумажными копиями. В таких согласованиях участвует большое число специалистов: инициировавшее заключение договора подразделение, представители департамента экономики и финансов, бухгалтерия, юристы, служба безопасности и, безусловно, департамент документационного обеспечения и контроля. СЭД в значительной степени упрощает работу с договорами, позволяет выбрать наиболее оптимальный режим согласования – последовательный, параллельный или смешанный. Выбор режима в том или ином случае определяется корпоративным регламентом договорной работы. Система также обеспечивает сохранение версий и истории изменений.

CompanyMedia широко используется в работе ИТ-службы. Большинство заявок пользователей — например, на установку ПО или на смену телефонного номера — приходят в службу через систему электронного документооборота. Первоначально планировалось использовать для этого решение ранее установленную систему service desk, но оно в основном применяется для обработки ошибок и инцидентов. В рамках service desk сложно реализовать ряд функций, которые в СЭД уже существуют и которые удобны в использовании. В частности, многие заявки на доступ к данным и программным приложениям требуют предварительного согласования в отделе экономической безопасности, и эта операция выполняется в CompanyMedia. Когда необходимая виза получена, заявка поступает в ИТ-службу, рукводителю которой стается лишь назначить исполнителя из числа подчиненных. Отчет об исполнении поручения также поступает в СЭД.

Дмитрий Исьянов, директор дирекции информационных технологий международного аэропорта Владивосток: «Все крупные ИТ-проекты аэропорта проходят через СЭД. Решение о внедрении нового приложения или программно-аппаратного комплекса всегда сопровождается планом проекта, исполнение которого начинается только после появления приказа генерального директора. При этом и план проекта, и приказ о начале работ отражаются в СЭД. Система позволяет эффективно координировать проекты, в выполнении которых участвуют несколько подразделений. Таким образом, СЭД позволяет управлять не только документами, но и проектами. В качестве примера могу привести опыт внедрения платформы общего доступа к системам регистрации пассажиров. Дело в том, что авиакомпании, являющиеся партнерами аэропорта, используют для регистрации различные программные решения, зачастую несовместимые друг с другом даже на уровне требований к аппаратному обеспечению. Для решения существовавших проблем было внедрено программное обеспечение Common User Terminal Equipement (CUTE), позволяющее вести регистрацию пассажиров на едином комплекте оборудования. В результате удалось существенно повысить качество сервиса и для конечных клиентов аэропорта — пассажиров, и для наших партнеров из числа авиаперевозчиков. В этом масштабном проекте участвовали несколько подразделений: инициатором выступала служба пассажирских перевозок, вопросы бюджетирования решались в финансовой службе, а  ИТ-специалисты отвечали за технологическую реализацию. Планирование, координация, контроль хода работ и их соответствия плану проекта – все эти процессы были в значительной степени автоматизированы с помощью CompanyMedia».

Заказчик: Международный аэропорт "Владивосток"

Внедрение CompanyMedeia в "Энергопром Менеджмент" для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме

Группа ЭНЕРГОПРОМ — ведущая компания углеграфитовой отрасли России. Основное направление деятельности — производство высокотехнологичной электродной, катодной и иной углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, ферросплавной, кремниевой, химической, атомной и машиностроительной отраслей. Под управлением компании находятся три электродных завода: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компания «Донкарб Графит», ведущий производитель и поставщик химической аппаратуры и графитовых материалов для работы в агрессивных средах.

Проект внедрения СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст», был начат в 2007 году. Основной целью стало создание прозрачной схемы обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании. Требовалось увеличить скорость согласования и передачи документов — в первую очередь договоров.

Ход проекта

На начальном этапе проекта система силами ИТ-специалистов «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре «ИнтерТраст», самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.

В 2011 году был осуществлен переход на новую версию СЭД CompanyMedia, который был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.

В частности, с помощью модуля «Специализированный почтовый ящик» была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Эти данные используются в модулях «CompanyMedia. Делопроизводство» и «CompanyMedia. Договоры».

Сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге, в том числе — большого объема договоров с контрагентами.

Результаты проекта:

По итогам внедрения СЭД удалось решить следующие задачи:

• повышена скорость и качество обработки документов и поручений по ним;
• сокращено время доставки документов из одной структуры компании в другую;
• увеличена скорость распространения и повышена контролируемость исполнения управленческих решений.

С помощью CompanyMedia были автоматизированы:

• работа с договорами
• обработка корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации
• обмен электронными документами между управляющей компанией «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» и заводами, входящими в Группу.

На сегодняшний день система установлена на 130 рабочих местах. В ней работают руководитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также ведущие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В СЭД отражаются все бизнес-процессы, в рамках которых выполняются операции по уведомлению, ознакомлению и согласованию различных документов. Это касается не только договоров, но и организационно-распорядительных документов, а также входящих и исходящих. По результатам проекта удалось перейти на полностью безбумажный документооборот в части внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Переход на электронный документооборот позволил более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач. В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.

Александр Кулик, руководитель управления по ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»: «На первом этапе проекта была автоматизирована работа с договорами и приложениями к ним. К внедрению системы электронного документооборота нас подтолкнула необходимость сократить сроки согласования. Этой цели удалось достичь — средний срок согласования договора снизился с 7 до 3 дней. Во многом этот результат обусловлен тем, что нам удалось перейти от последовательного режима согласования к параллельному, реализованному в CompanyMedia. В процессе согласования договоров могут быть задействованы пользователи различных предприятий и подразделений Группы. Так, бухгалтерская сервисная компания находится в Новочеркасске, юридическая служба — в Москве, а инициатором заключения договора может быть сотрудник завода в Челябинске. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, входящего в состав Группы. Система позволяет оптимизировать договорную работу в рамках единой для всех наших предприятий рабочей среды».

Заказчик: Группа компаний "Энергопром Менеджмент"

Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота

Администрация города Омска представляет собой сложную организационную структуру: 25 подразделений, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и более 2 000 сотрудников, вовлеченных в документооборот. Офисы подразделений расположены в разных частях города, некоторые на расстоянии более десяти километров друг от друга.

Все подразделения обмениваются документами и участвуют в общих процессах: исполнение поручений мэра города, совместная разработка текстов и их согласование и т.д.

Внедрение СЭД CompanyMedia преследовало следующие основные цели:

• упорядочить работу с документами всех видов, минимизировать время регистрации и передачи бумаг, сделать эти процессы прозрачными;
• создать целостное пространство хранения и обработки документов;
• повысить исполнительскую дисциплину и уровень личной ответственности сотрудников за результаты работы.

Сроки и этапы проекта

2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудников; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.

2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.

2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседания», «Обращения граждан».

2013 год. СЭД интегрирована с аналогичной системой Правительства Омской области, заработал механизм электронной цифровой подписи.

Разработку СЭД обеспечивали компания «ИнтерТраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «ИнтерТраста» выстраивали архитектуру и определяли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользователей и зачастую реализовывали их собственными силами.

Результаты проекта

Администрация города Омска стала рассматриваться в СЭД как единая организация, а ее подразделения начали взаимодействовать на принципах внутреннего документооборота. Документы регистрируются однократно по месту их создания и получения. Чтобы прийти к этому, пришлось в корне изменить сложившуюся практику обмена письмами и перестроить логику работы делопроизводителей.

Преимущества внедренного решения:

• Создано единое информационное (документационное) пространство для всех подразделений Администрации города Омска, обеспечивающее сквозной контроль за ходом исполнения документов и резервное копированием всей базы данных.

• Наполнен общий справочник сотрудников всех подразделений с прозрачным выбором нужного адресата.

• Упрощен поиск документа, в том числе по дате, по ключевым словам или с помощью настраиваемых фильтров.

• Сокращено время доставки документов адресатам и исполнителям.

После развертывания СЭД в Администрации города Омска была открыта Служба одного окна (СОО) — подразделение, ставшее единой точкой входа для заявителей, обращающихся за муниципальными услугами. С момента создания в 2010 году СОО ставила своей целью сокращение сроков рассмотрения заявлений и организацию межведомственного взаимодействия в интересах заявителя. Сам формат работы СОО во многом диктовался возможностями СЭД, и эти возможности использовались с максимальной отдачей. В последние годы служба получила ряд собственных специфических инструментов:

• Инструмент описания и формализации предоставления услуги: классификатор содержит шаблоны документов и запросов, необходимых для предоставления услуги, а также сроки предоставления услуги.

• Инструмент формирования и контроля исполнения внутриведомственных запросов. Запрос, как правило, направляется непосредственному исполнителю — тем самым сокращается маршрут доставки документа.

• Инструмент учета и контроля исполнения межведомственных запросов.

СЭД имеет шлюзы для обмена документами с Правительством Омской области и Омским городским советом, где также внедрена система электронного документооборота CompanyMedia.

Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие преимущества системы для участников документооборота

• Все документы, включая созданные продолжительное время назад, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офисного компьютера.
• Любой документ легко найти, задав условия поиска.
• По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.
• Налицо экономия на расходных материалах (бумага, картриджи), а также на доставке корреспонденции.

По итогам 2013 года в системе обрабатывалось более 440 тысяч документов и более 1 млн. поручений. В системе работают более 2300 пользователей. Операторами системы являются  27 структурных подразделений Администрации города Омска, 9 казенных учреждений.

С использованием системы осуществляются действия с входящими, исходящими и внутренними документами, правовыми актами, обращениями граждан, а также с заявлениями, поступающими в Службу одного окна. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта Администрации города Омска. С использованием СЭД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в сферах: жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, образования, социальной политики, жилищной политики, имущественных отношений, архитектуры и градостроительства.

Сухинина Ольга Леонидовна, заместитель директора Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»: «СЭД  —  это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повышение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД в Администрации города Омска дало ценный опыт решения масштабных организационных и технических задач и заложило фундамент инфраструктуры информационного общества».

Заказчик: Администрация города Омска

Электронный документооборот в ВТБ: с системой работают более 11 тысяч пользователей

Вопрос об автоматизации традиционных процессов обработки документов в Банке ВТБ особенно остро встал в 2002 г. в связи с развитием его инфраструктуры, увеличением объема операций, расширением спектра оказываемых услуг, значительным ростом филиальной сети. Анализ существовавшего порядка постановки делопроизводства в Банке показал отсутствие единой корпоративной системы работы с документами в структурных подразделениях (каждое подразделение имело свои локальные учетные системы и использовало бумажные журналы учета документов). Это приводило к значительным трудозатратам при обработке документов, снижало оперативность прохождения и поиска документации в организации и не отвечало современным требованиям работы с ними, особенно в условиях территориальной разобщенности Банка.

Возникла необходимость в организации централизованного управления головным офисом и филиалами ОАО Банк ВТБ, образующими сложную территориально-распределенную структуру. Это позволило бы всегда иметь оперативную, актуальную и достоверную информацию для принятия управленческих решений.

Задача создания единого информационного пространства и организации коллективной работы с документами в Банке остро поставила необходимость выбора и внедрения системы электронного документооборота, которая позволила бы решить проблемы, возникающие при обработке документов.

Предстояло обеспечить прозрачность документооборота в масштабе всего Банка, а не отдельного подразделения, чтобы видеть прохождение документа от его получения или создания до исполнения и формирования в дело.

Решение

Проанализировав разные варианты создания СЭД, эксперты Банка пришли к выводу, что создание системы собственными силами могло занять достаточно большой отрезок времени (от трех лет и более), а задача требовала оперативного решения, кроме того, это поставило бы банк в зависимость от узкого круга разработчиков. В результате руководством Банка было принято решение поручить поставить эту задачу перед компанией, имеющей опыт разработки, внедрения и настройки систем для нужд организаций разных масштабов и сфер деятельности.

В силу специфики Банка ни одна из существующих на рынке систем документооборота не смогла бы удовлетворить организацию на 100%. В любом случае потребовалась бы модификация кода и структуры данных.

Продукт CompanyMedia (компания "ИнтерТраст"), обладая гибкими настройками и возможностью работать в компании с территориально-распределенной структурой (когда в организации есть широкая сеть подразделений – филиалы и дочерние компании в различных городах, в том числе разных часовых поясах), как нельзя лучше подходил как программное решение.

Условия задачи были таковы, что при расположении филиалов Банка на всей территории России в разных часовых поясах единое информационное пространство документооборота может быть обеспечено лишь таким способом, когда каждый филиал работает на своих серверах в единых реплицируемых базах данных, причем обработка документов в них производится децентрализованно - по филиалам. Такое свойство, как равноправный режим работы серверов без ярко выделенных главных серверов в территориально-распределенной системе баз данных, присуще лишь системе, разработанной на платформе Lotus Domino/Notes.

Кроме того, CompanyMedia отличалась богатым функционалом. В частности, она наделена такими возможностями, как:

• гибкое управление доступом к документам и разграничение прав доступа к информации в зависимости от должностных обязанностей пользователя;
• возможность автоматизации нескольких контуров документооборота;
• модульность системы (что позволяет внедрить именно те системы, которые необходимы).

В результате по сумме достоинств была выбрана система CompanyMedia компании "ИнтерТраст".

CompanyMedia – это модульная (многокомпонентная) система автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов в организациях любого размера – от небольших фирм до холдингов национального масштаба. С ее помощью автоматизируется весь цикл обработки документов: от их создания/получения до помещения в архив и дальнейшего использования во благо компании. Система переводит в электронный вид такие процессы работы с документами, как: создание, согласование, утверждение, регистрация, хранение, визирование, в том числе документов филиала руководством головного офиса.

Развитие проекта

Компания "ИнтерТраст" за небольшой срок - в течение 4 месяцев – доработала для ОАО Банк ВТБ типовую версию CompanyMedia для обеспечения требуемого режима ее работы в условиях расположения филиалов Банка в разных часовых поясах.

Первая очередь внедрения СЭД на базе CompanyMedia началась в конце 2004 года.

Специалисты ВТБ хорошо понимали, что перейти к электронному документообороту "сразу" невозможно, поэтому приняли решение о постепенном уходе от бумаг. Первоначально должен быть организован учет документов (с помощью системы предполагалось реализовать возможность оперативного и удобного получения информации о том, поступали ли в банк документы из того или иного учреждения и если да, то кому их переправили на обработку). В дальнейшем предполагалось обеспечить безопасность электронного документооборота путем встраивания в систему ЭЦП. На третьем этапе планировалось тиражировать систему на все филиалы Банка. После этого должен был последовать реальный переход к безбумажному документообороту и создание единого информационного пространства для всех организаций группы ВТБ.

Уже летом 2005 года в головной организации ОАО Банк ВТБ на 400 рабочих местах был установлен модуль "CompanyMedia-Делопроизводство". Это позволило решить такие задачи, как регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов (таким образом, задача организации учета документов была успешно решена).

В 2006 году в рамках второй очереди доработанная СЭД CompanyMedia стала функционировать уже на 800 рабочих местах. На данном этапе была реализована возможность работы системы с электронно-цифровой подписью на базе внешних сертифицированных средств криптографической защиты информации. Была также разработана информационно-справочная система нормативных и распорядительных документов Параллельно с выполнением этих работ СЭД была интегрирована с модулем HR на базе Oracle и почтовой службой MS Exchange.

Затем начался этап тиражирования СЭД. В течение года к системе подключили 57 филиалов.

В дальнейшем был запущен процесс перехода на реальный электронный документооборот. Для начала было организовано сканирование документов, адресованных руководству, потом — рассылка электронных копий приказов и распоряжений. Следующим этапом стал переход на полноценный внутренний электронный документооборот и электронное согласование нормативных актов Банка. Особую роль в этом процессе сыгралАндрей Костин, президент — председатель правления ОАБ Банк ВТБ. Он активно включился в работу с СЭД, высоко оценил удобство электронного документооборота и практически обязал использовать безбумажные технологии всех топ-менеджеров. Для него, к слову, в системе было создано специализированное рабочее место руководителя высшего звена с соответствующим интерфейсом. При поддержке руководства Банка развитие СЭД продолжилось бурными темпами.

Следующим этапом планируется создание общего информационного пространства в рамках группы ВТБ.

Сегодняшний день

Внедрение автоматизированной системы позволило объединить документооборот структурных подразделений Банка в рамках единой корпоративной технологии обработки документов, исключить дублирование ввода учетной информации о документах на различных участках работы с ними, обеспечить автоматизированный контроль за прохождением и исполнением документов, создать единое информационное пространство в рамках ОАО Банк ВТБ. Сейчас можно сказать, где и на какой стадии находится любой документ. Внедрение системы позволило повысить оперативность передачи информации и исполнения документов.

Сегодня в СЭД работает свыше 11 000 сотрудников Банка от Петропавловск-Камчатского до Калининграда. И если в начале внедрения это были в основном секретари структурных подразделений, то сегодня к системе подключены все сотрудники подразделений и их руководители.

Заказчик: Банк ВТБ