CompanyMedia. Договоры

Бизнес-решение «CompanyMedia. Договоры» предназначено для автоматизации всех этапов работы с контрактной документацией, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива.

Решение позволяет существенно сократить сроки согласования по договорам, а также полностью исключить риск потери каких-либо документов. Решение ориентировано на широкий круг пользователей, включая руководство организаций, специалистов юридических и финансовых департаментов, сотрудников бухгалтерий и других подразделений, участвующих в договорной работе.

«CompanyMedia. Договоры» имеет следующие отличительные особенности:

• возможность создания проектов договоров по шаблонам
• возможность хранения образа договора или распознанного текста
• просмотр подготовленных к утверждению договоров
• возможность направлять на ознакомление и согласование текст договора или любую его часть
• утверждение (визирование) проектов договоров
• предоставление оперативного доступа к реестру действующих, завершенных и расторгнутых договоров
• индивидуальная постановка на контроль по поручениям и отдельным исполнителям
• механизмы замещения при работе с документами, а именно возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»)
• возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в модуле.

Основным документом модуля является карточка договора — документ, содержащий информацию о договоре.

При подготовке текста можно использовать как уже готовые шаблоны текстов договоров, так и созданные самостоятельно в различных текстовых редакторах. В шаблон, например, можно поместить бланк документа и впоследствии он будет доступен пользователям системы для выбора при подготовке документов. Договор может включать дополнения (приложения), что также учитывается в CompanyMedia «Договоры». Такие документы оформляются в виде «документов по договорам.

Работа по договору предусматривает выдачу и контроль исполнения поручений сотрудникам организации. Данная работа проводится с использованием документов-поручений. Полная иерархическая информация обо всех выданных поручениях и отчетах об их исполнении, а также документов по договору, хранится в соответствующей карточке договора.

Процесс согласования договоров в CompanyMedia также автоматизирован с помощью преднастроенных шаблонов: при заполнении определенных полей в реквизитной части документа система предлагает пользователю необходимый шаблон листа согласования. Тем самым исключается влияние человеческого фактора: невозможно запустить согласование по ошибочному маршруту либо не включить в число согласующих необходимого специалиста. Кроме того, готовые шаблоны существенно экономят рабочее время пользователей — нет необходимости заполнять лист согласования вручную.