• О компании
• Решения
• Отрасли
• Проекты
• Аналитика

CompanyMedia в аэропорте "Владивосток". Автоматизация работы с документами и проектами

Аэропорт Владивостока: СЭД позволяет управлять не только документами, но и проектами

Cистема электронного документооборота CompanyMedia помогает оптимизировать бизнес-процессы международного аэропрорта «Владивосток». Внутренние коммуникации, договорная деятельность, контроль исполнения поручений и совместная работа различных служб аэропорта над ИТ-проектами — основные сферы, где СЭД позволяет добиться ощутимого роста эффективности.

На момент старта проекта по внедрению СЭД CompanyMedia руководство аэропорта и сотрудники ИТ-службы уже имели опыт использования различных СЭД на предыдущих местах работы, и  поэтому вопрос – внедрять или не внедрять электронный документооборот – не стоял в принципе. Было понимание плюсов СЭД  и была очевидная потребность в такой системе – никакой дополнительной мотивации для управленцев и для ИТ-специалистов не требовалось. Проект изначально получил поддержку менеджмента аэропорта, в него были вовлечены руководители высшего уровня. Наличие административной поддержки существенно ускорило работу.

ИТ-служба была также заинтересована во внедрении СЭД планировалось использовать для работы с заявками пользователей. Любой ИТ-специалист предпочитает работать, руководствуясь документами, зафиксированными в информационной системе, а не устными поручениям или просьбами.

Проведя анализ рынка СЭД, руководство аэропорта пришло к выводу, что в наибольшей степени нашим требованиям соответствовала система CompanyMedia, разработанная компанией «ИнтерТраст». Положительным моментом стало и то, что ко времени начала проекта решение успешно эксплуатировалось несколькими крупными авиакомпаниями и аэропортами. Наличие у поставщика СЭД соответствующего отраслевого опыта – весомый плюс. При выборе системы значительную роль сыграло и то, что руководство компании ранее имело опыт работы с CompanyMedia. Таким образом снималась проблема обучения ключевых пользователей, которые уже были знакомы с системой, знали принципы ее работы.

При выборе СЭД учитывались такие критерии, как наличие необходимого функционала, стоимость владения, возможность быстрого развертывания, наличие у вендора курсов для обучения навыкам работы с системой. Для ИТ-службы было важно наличие квалифицированной службы поддержки на стороне разработчика и возможность самостоятельного внедрения системы.

Ход проекта

Подготовительный этап проекта начался с программы обучения в московском офисе «ИнтерТраст». Ключевые специалисты заказчика прошли специализированные курсы: директор департамента документационного обеспечения — курс для делопроизводителей, а руководитель ИТ-службы аэропорта — двухнедельный специализированный курс, ориентированный на администраторов CompanyMedia. Вернувшись во Владивосток, они приступили к развертыванию системы, по необходимости обращаясь за консультациями в центр технического сопровождения «ИнтерТраст».

Функциональные требования к системе, регламенты обработки документов, детали организационной структуры, маршруты и списки согласования – все это прорабатывалось департаментом документационного обеспечения и контроля. Служба ИТ со своей стороны отвечала за техническую реализацию методологии и поддержку системы.

Большую часть настроек системы заказчику удалось реализовать своими силами, а при возникновении сложностей специалисты «ИнтерТраст» подключались к проекту, используя механизмы удаленной работы. В результате внедрение системы удалось провести за один  месяц. CompanyMedia используется заказчиком в типовой конфигурации — необходимости в доработках практически не возникало, они носили точечный характер.

Результаты проекта

Основные пользователи системы — это менеджмент высшего и среднего звена. В системе работает 91 пользователь, среди них руководители всех бизнес-подразделений аэропорта и их заместители. Практически все управленческие документы обрабатываются в СЭД, включая входящие и исходящие, приказы, поручения, резолюции, договоры, протоколы совещаний и т.д.

Наиболее востребованным  является модуль, обеспечивающий ведение общего документооборота, а также модуль «Организационно-распорядительные документы». Последний применяется чаще, чем модуль «Поручения», поскольку ключевые инициативы руководства обычно оформляются в форме приказов.

Модуль «Договоры» — это один из самых нагруженных компонентов системы, поскольку в аэропроте развита договорная работа. В базе активных договоров содержится более 10 тысяч документов. Договорная работа – это всегда огромный объем согласований, вести которые в СЭД на порядок быстрее и удобнее, чем если бы для этого использовались стандартные пакеты офисных программ, не говоря уже о работе с бумажными копиями. В таких согласованиях участвует большое число специалистов: инициировавшее заключение договора подразделение, представители департамента экономики и финансов, бухгалтерия, юристы, служба безопасности и, безусловно, департамент документационного обеспечения и контроля. СЭД в значительной степени упрощает работу с договорами, позволяет выбрать наиболее оптимальный режим согласования – последовательный, параллельный или смешанный. Выбор режима в том или ином случае определяется корпоративным регламентом договорной работы. Система также обеспечивает сохранение версий и истории изменений.

CompanyMedia широко используется в работе ИТ-службы. Большинство заявок пользователей — например, на установку ПО или на смену телефонного номера — приходят в службу через систему электронного документооборота. Первоначально планировалось использовать для этого решение ранее установленную систему service desk, но оно в основном применяется для обработки ошибок и инцидентов. В рамках service desk сложно реализовать ряд функций, которые в СЭД уже существуют и которые удобны в использовании. В частности, многие заявки на доступ к данным и программным приложениям требуют предварительного согласования в отделе экономической безопасности, и эта операция выполняется в CompanyMedia. Когда необходимая виза получена, заявка поступает в ИТ-службу, рукводителю которой стается лишь назначить исполнителя из числа подчиненных. Отчет об исполнении поручения также поступает в СЭД.

Дмитрий Исьянов, директор дирекции информационных технологий международного аэропорта Владивосток: «Все крупные ИТ-проекты аэропорта проходят через СЭД. Решение о внедрении нового приложения или программно-аппаратного комплекса всегда сопровождается планом проекта, исполнение которого начинается только после появления приказа генерального директора. При этом и план проекта, и приказ о начале работ отражаются в СЭД. Система позволяет эффективно координировать проекты, в выполнении которых участвуют несколько подразделений. Таким образом, СЭД позволяет управлять не только документами, но и проектами. В качестве примера могу привести опыт внедрения платформы общего доступа к системам регистрации пассажиров. Дело в том, что авиакомпании, являющиеся партнерами аэропорта, используют для регистрации различные программные решения, зачастую несовместимые друг с другом даже на уровне требований к аппаратному обеспечению. Для решения существовавших проблем было внедрено программное обеспечение Common User Terminal Equipement (CUTE), позволяющее вести регистрацию пассажиров на едином комплекте оборудования. В результате удалось существенно повысить качество сервиса и для конечных клиентов аэропорта — пассажиров, и для наших партнеров из числа авиаперевозчиков. В этом масштабном проекте участвовали несколько подразделений: инициатором выступала служба пассажирских перевозок, вопросы бюджетирования решались в финансовой службе, а  ИТ-специалисты отвечали за технологическую реализацию. Планирование, координация, контроль хода работ и их соответствия плану проекта – все эти процессы были в значительной степени автоматизированы с помощью CompanyMedia».