• О компании
• Решения
• Отрасли
• Проекты
• Аналитика

Электронный документооборот в Администрации Омска

Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота

Администрация города Омска представляет собой сложную организационную структуру: 25 подразделений, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и более 2 000 сотрудников, вовлеченных в документооборот. Офисы подразделений расположены в разных частях города, некоторые на расстоянии более десяти километров друг от друга.

Все подразделения обмениваются документами и участвуют в общих процессах: исполнение поручений мэра города, совместная разработка текстов и их согласование и т.д.

Внедрение СЭД CompanyMedia преследовало следующие основные цели:

• упорядочить работу с документами всех видов, минимизировать время регистрации и передачи бумаг, сделать эти процессы прозрачными;
• создать целостное пространство хранения и обработки документов;
• повысить исполнительскую дисциплину и уровень личной ответственности сотрудников за результаты работы.

Сроки и этапы проекта

2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудников; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.

2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.

2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседания», «Обращения граждан».

2013 год. СЭД интегрирована с аналогичной системой Правительства Омской области, заработал механизм электронной цифровой подписи.

Разработку СЭД обеспечивали компания «ИнтерТраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «ИнтерТраста» выстраивали архитектуру и определяли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользователей и зачастую реализовывали их собственными силами.

Результаты проекта

Администрация города Омска стала рассматриваться в СЭД как единая организация, а ее подразделения начали взаимодействовать на принципах внутреннего документооборота. Документы регистрируются однократно по месту их создания и получения. Чтобы прийти к этому, пришлось в корне изменить сложившуюся практику обмена письмами и перестроить логику работы делопроизводителей.

Преимущества внедренного решения:

• Создано единое информационное (документационное) пространство для всех подразделений Администрации города Омска, обеспечивающее сквозной контроль за ходом исполнения документов и резервное копированием всей базы данных.

• Наполнен общий справочник сотрудников всех подразделений с прозрачным выбором нужного адресата.

• Упрощен поиск документа, в том числе по дате, по ключевым словам или с помощью настраиваемых фильтров.

• Сокращено время доставки документов адресатам и исполнителям.

После развертывания СЭД в Администрации города Омска была открыта Служба одного окна (СОО) — подразделение, ставшее единой точкой входа для заявителей, обращающихся за муниципальными услугами. С момента создания в 2010 году СОО ставила своей целью сокращение сроков рассмотрения заявлений и организацию межведомственного взаимодействия в интересах заявителя. Сам формат работы СОО во многом диктовался возможностями СЭД, и эти возможности использовались с максимальной отдачей. В последние годы служба получила ряд собственных специфических инструментов:

• Инструмент описания и формализации предоставления услуги: классификатор содержит шаблоны документов и запросов, необходимых для предоставления услуги, а также сроки предоставления услуги.

• Инструмент формирования и контроля исполнения внутриведомственных запросов. Запрос, как правило, направляется непосредственному исполнителю — тем самым сокращается маршрут доставки документа.

• Инструмент учета и контроля исполнения межведомственных запросов.

СЭД имеет шлюзы для обмена документами с Правительством Омской области и Омским городским советом, где также внедрена система электронного документооборота CompanyMedia.

Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие преимущества системы для участников документооборота

• Все документы, включая созданные продолжительное время назад, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офисного компьютера.
• Любой документ легко найти, задав условия поиска.
• По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.
• Налицо экономия на расходных материалах (бумага, картриджи), а также на доставке корреспонденции.

По итогам 2013 года в системе обрабатывалось более 440 тысяч документов и более 1 млн. поручений. В системе работают более 2300 пользователей. Операторами системы являются  27 структурных подразделений Администрации города Омска, 9 казенных учреждений.

С использованием системы осуществляются действия с входящими, исходящими и внутренними документами, правовыми актами, обращениями граждан, а также с заявлениями, поступающими в Службу одного окна. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта Администрации города Омска. С использованием СЭД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в сферах: жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, образования, социальной политики, жилищной политики, имущественных отношений, архитектуры и градостроительства.

Сухинина Ольга Леонидовна, заместитель директора Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»: «СЭД  —  это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повышение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД в Администрации города Омска дало ценный опыт решения масштабных организационных и технических задач и заложило фундамент инфраструктуры информационного общества».