• О компании
• Решения
• Отрасли
• Проекты
• Аналитика

Автоматизация документооборота в ВТБ

Электронный документооборот в ВТБ: с системой работают более 11 тысяч пользователей

Вопрос об автоматизации традиционных процессов обработки документов в Банке ВТБ особенно остро встал в 2002 г. в связи с развитием его инфраструктуры, увеличением объема операций, расширением спектра оказываемых услуг, значительным ростом филиальной сети. Анализ существовавшего порядка постановки делопроизводства в Банке показал отсутствие единой корпоративной системы работы с документами в структурных подразделениях (каждое подразделение имело свои локальные учетные системы и использовало бумажные журналы учета документов). Это приводило к значительным трудозатратам при обработке документов, снижало оперативность прохождения и поиска документации в организации и не отвечало современным требованиям работы с ними, особенно в условиях территориальной разобщенности Банка.

Возникла необходимость в организации централизованного управления головным офисом и филиалами ОАО Банк ВТБ, образующими сложную территориально-распределенную структуру. Это позволило бы всегда иметь оперативную, актуальную и достоверную информацию для принятия управленческих решений.

Задача создания единого информационного пространства и организации коллективной работы с документами в Банке остро поставила необходимость выбора и внедрения системы электронного документооборота, которая позволила бы решить проблемы, возникающие при обработке документов.

Предстояло обеспечить прозрачность документооборота в масштабе всего Банка, а не отдельного подразделения, чтобы видеть прохождение документа от его получения или создания до исполнения и формирования в дело.

Решение

Проанализировав разные варианты создания СЭД, эксперты Банка пришли к выводу, что создание системы собственными силами могло занять достаточно большой отрезок времени (от трех лет и более), а задача требовала оперативного решения, кроме того, это поставило бы банк в зависимость от узкого круга разработчиков. В результате руководством Банка было принято решение поручить поставить эту задачу перед компанией, имеющей опыт разработки, внедрения и настройки систем для нужд организаций разных масштабов и сфер деятельности.

В силу специфики Банка ни одна из существующих на рынке систем документооборота не смогла бы удовлетворить организацию на 100%. В любом случае потребовалась бы модификация кода и структуры данных.

Продукт CompanyMedia (компания "ИнтерТраст"), обладая гибкими настройками и возможностью работать в компании с территориально-распределенной структурой (когда в организации есть широкая сеть подразделений – филиалы и дочерние компании в различных городах, в том числе разных часовых поясах), как нельзя лучше подходил как программное решение.

Условия задачи были таковы, что при расположении филиалов Банка на всей территории России в разных часовых поясах единое информационное пространство документооборота может быть обеспечено лишь таким способом, когда каждый филиал работает на своих серверах в единых реплицируемых базах данных, причем обработка документов в них производится децентрализованно - по филиалам. Такое свойство, как равноправный режим работы серверов без ярко выделенных главных серверов в территориально-распределенной системе баз данных, присуще лишь системе, разработанной на платформе Lotus Domino/Notes.

Кроме того, CompanyMedia отличалась богатым функционалом. В частности, она наделена такими возможностями, как:

• гибкое управление доступом к документам и разграничение прав доступа к информации в зависимости от должностных обязанностей пользователя;
• возможность автоматизации нескольких контуров документооборота;
• модульность системы (что позволяет внедрить именно те системы, которые необходимы).

В результате по сумме достоинств была выбрана система CompanyMedia компании "ИнтерТраст".

CompanyMedia – это модульная (многокомпонентная) система автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов в организациях любого размера – от небольших фирм до холдингов национального масштаба. С ее помощью автоматизируется весь цикл обработки документов: от их создания/получения до помещения в архив и дальнейшего использования во благо компании. Система переводит в электронный вид такие процессы работы с документами, как: создание, согласование, утверждение, регистрация, хранение, визирование, в том числе документов филиала руководством головного офиса.

Развитие проекта

Компания "ИнтерТраст" за небольшой срок - в течение 4 месяцев – доработала для ОАО Банк ВТБ типовую версию CompanyMedia для обеспечения требуемого режима ее работы в условиях расположения филиалов Банка в разных часовых поясах.

Первая очередь внедрения СЭД на базе CompanyMedia началась в конце 2004 года.

Специалисты ВТБ хорошо понимали, что перейти к электронному документообороту "сразу" невозможно, поэтому приняли решение о постепенном уходе от бумаг. Первоначально должен быть организован учет документов (с помощью системы предполагалось реализовать возможность оперативного и удобного получения информации о том, поступали ли в банк документы из того или иного учреждения и если да, то кому их переправили на обработку). В дальнейшем предполагалось обеспечить безопасность электронного документооборота путем встраивания в систему ЭЦП. На третьем этапе планировалось тиражировать систему на все филиалы Банка. После этого должен был последовать реальный переход к безбумажному документообороту и создание единого информационного пространства для всех организаций группы ВТБ.

Уже летом 2005 года в головной организации ОАО Банк ВТБ на 400 рабочих местах был установлен модуль "CompanyMedia-Делопроизводство". Это позволило решить такие задачи, как регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов (таким образом, задача организации учета документов была успешно решена).

В 2006 году в рамках второй очереди доработанная СЭД CompanyMedia стала функционировать уже на 800 рабочих местах. На данном этапе была реализована возможность работы системы с электронно-цифровой подписью на базе внешних сертифицированных средств криптографической защиты информации. Была также разработана информационно-справочная система нормативных и распорядительных документов Параллельно с выполнением этих работ СЭД была интегрирована с модулем HR на базе Oracle и почтовой службой MS Exchange.

Затем начался этап тиражирования СЭД. В течение года к системе подключили 57 филиалов.

В дальнейшем был запущен процесс перехода на реальный электронный документооборот. Для начала было организовано сканирование документов, адресованных руководству, потом — рассылка электронных копий приказов и распоряжений. Следующим этапом стал переход на полноценный внутренний электронный документооборот и электронное согласование нормативных актов Банка. Особую роль в этом процессе сыгралАндрей Костин, президент — председатель правления ОАБ Банк ВТБ. Он активно включился в работу с СЭД, высоко оценил удобство электронного документооборота и практически обязал использовать безбумажные технологии всех топ-менеджеров. Для него, к слову, в системе было создано специализированное рабочее место руководителя высшего звена с соответствующим интерфейсом. При поддержке руководства Банка развитие СЭД продолжилось бурными темпами.

Следующим этапом планируется создание общего информационного пространства в рамках группы ВТБ.

Сегодняшний день

Внедрение автоматизированной системы позволило объединить документооборот структурных подразделений Банка в рамках единой корпоративной технологии обработки документов, исключить дублирование ввода учетной информации о документах на различных участках работы с ними, обеспечить автоматизированный контроль за прохождением и исполнением документов, создать единое информационное пространство в рамках ОАО Банк ВТБ. Сейчас можно сказать, где и на какой стадии находится любой документ. Внедрение системы позволило повысить оперативность передачи информации и исполнения документов.

Сегодня в СЭД работает свыше 11 000 сотрудников Банка от Петропавловск-Камчатского до Калининграда. И если в начале внедрения это были в основном секретари структурных подразделений, то сегодня к системе подключены все сотрудники подразделений и их руководители.